Secretária Executiva Bilíngue

Estamos em busca de uma profissional para atuar como Secretária Executiva de Alto Executivo, oferecendo suporte estratégico e administrativo à alta liderança de um escritório de advocacia. Buscamos uma profissional organizada, discreta e de total confiança, que traga ordem e previsibilidade a uma rotina intensa, com frentes simultâneas.

Atividades:

• Gerenciar integralmente a agenda do executivo, organizando reuniões, compromissos empresariais, institucionais e pessoais, com priorização e confirmação prévia.
• Planejar e organizar eventos corporativos, institucionais e sociais, incluindo convites, fornecedores, listas de convidados, cerimonial e acompanhamento.
• Realizar a triagem e o acompanhamento de e-mails, ligações e correspondências, além de redigir cartas, convites, apresentações e documentos formais.
• Atuar como ponto de contato entre o executivo, advogados, contadores, gestores, parceiros e equipes, acompanhando pendências, prazos e retornos.
• Preparar pautas, materiais e atas de reuniões, além de controlar prazos, renovações, vencimentos e documentos empresariais e pessoais.
• Apoiar a organização de contas, pagamentos, reembolsos e despesas pessoais e corporativas, em conjunto com o setor financeiro.
• Administrar demandas pessoais e familiares do executivo, incluindo agendamentos, compras, contratação de prestadores de serviços, manutenção de imóveis, presentes e datas importantes.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, providenciando passagens, hospedagens, transfers, vistos, documentação, roteiros e prestação de contas.
• Organizar arquivos físicos e digitais, estruturando rotinas, processos e controles para otimizar a gestão do escritório do executivo.
• Garantir o acompanhamento das demandas simultâneas, antecipando necessidades e assegurando o cumprimento dos compromissos e prazos estabelecidos.

Requisitos:

• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Direito, Comunicação, Relações Internacionais ou áreas afins.
• Experiência mínima de 5 anos como assistente ou secretária executiva, preferencialmente com atuação direta junto a presidentes, fundadores, sócios ou executivos C-level.
• Experiência comprovada na gestão de agendas complexas, envolvendo múltiplas empresas, conselhos, reuniões estratégicas e compromissos institucionais.
• Vivência na organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, vistos, roteiros e logística.
• Experiência no planejamento e na organização de eventos corporativos, institucionais e sociais.
• Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace, incluindo e-mails, agendas compartilhadas e ferramentas de organização e gestão.
• Excelente domínio da língua portuguesa escrita, com habilidade para elaborar e revisar e-mails, cartas, convites e documentos formais.
• Inglês em nível intermediário a avançado.
• Discrição, ética e confidencialidade absolutas no tratamento de informações pessoais, familiares, financeiras e empresariais sensíveis.
• Postura profissional, excelente comunicação e habilidade para representar o executivo perante autoridades, entidades de classe, clientes e parceiros.
• Capacidade de organização, priorização de demandas, gestão de prazos e resolução de imprevistos com autonomia e discrição.

Diferenciais:

• Experiência em grupos empresariais, family offices, escritórios de advocacia ou estruturas executivas de alta complexidade.

• Vivência no atendimento direto a sócios, fundadores, presidentes ou membros de conselhos administrativos.

• Facilidade para antecipar necessidades, propor melhorias nos processos e estabelecer rotinas que proporcionem maior organização e previsibilidade à agenda executiva.

Benefícios:

• Vale alimentação;
• Vale transporte;
• Ajuda de custo.

Horário de trabalho:

• Segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h00, com 1h de intervalo
• Necessário disponibilidade para eventos e compromissos pontuais fora do horário

Local de trabalho:

• Bairro: Centro
• Cidade: Balneário Camboriú
• Estado: Santa Catarina